Todas las empresas que conocemos hoy en día, con independencia de su tamaño y antigüedad, han de tener el Libro de Socios, también conocido como “captable”.
Pero antes de nada vamos a empezar por explicar qué es un Libro de Socios, qué debe recoger y para qué sirve:
¿Qué es el Libro de Socios?
Es el libro societario en el que se recoge toda la información relacionada con el alta y baja de socios, junto a las aportaciones que cada uno de ellos ha hecho al patrimonio de la sociedad. Por lo tanto, contiene la identidad y domicilio de los socios fundadores de la empresa y el detalle de todas las transmisiones de participaciones o acciones que se hayan producido entre los diferentes socios, junto a la identidad y domicilio de los titulares de cada participación o acción.
¿Para qué sirve?
El Libro de Socios sirve a la sociedad para saber en todo momento a quién se tiene que considerar como socio, por ejemplo, para permitir la participación en reuniones sociales o pagar el dividendo. Por ello se dice que este libro tiene una función de legitimación.
Así, en las Juntas Generales de la sociedad, el Presidente de la junta sólo admitirá la presencia y el voto de quienes figuren como socios en el libro de registro de socios.
¿Cómo se debe gestionar?
La primera inscripción se hará de oficio en función de lo que resulte de la escritura de constitución o de suscripción de las acciones nominativas. Las sucesivas adquisiciones se inscribirán de forma cronológica, incluyendo los datos de los socios (nombre, domicilio y participaciones o acciones). También se deberá inscribir cada vez que un socio amplíe capital o se produzcan cambios en las participaciones o acciones de algún socio.
El registro de socios se legaliza una única vez en el Registro Mercantil en el momento de la constitución de la sociedad. Después, solo habrá que presentarlo cuando se produzcan cambios en la composición de los socios, para lo que se dispone de un plazo de 4 meses después de que tuviera lugar el cierre del ejercicio social del año anterior (normalmente, hasta el 30 de abril). En caso de que no haya cambios en la composición de los socios, no es necesario volver a presentarlo.
Actualmente existen plataformas que nos ayudan a llevar el Libro de Socios actualizado y sin complicaciones.
Tradicionalmente el Libro de Socios tenía formato papel, pero actualmente se formaliza en cualquier formato, preferiblemente telemático. De esta forma las anotaciones son más limpias y fáciles de actualizar.
Para que los emprendedores puedan cumplir con la normativa y no morir en el intento existen actualmente algunas herramientas que son de gran ayuda para configurar correctamente el Libro de Socios de la empresa. Entre estas herramientas se encuentra Sttok, la plataforma online que, además de confeccionar el Libro de Socios, permite a los emprendedores dar acceso a sus Socios a la información sobre el % que tienen, un simulador de Rondas de Inversión y Notas Convertibles (safe o convertible note), así como la gestión de Planes de Incentivos para empleados y colaboradores clave de la empresa (phantoms y stock options), entre otras funcionalidades.
Es por esta sencillez, junto a otras ventajas y funcionalidades, por lo que desde SeedRocket pensamos que Sttok puede ayudar a nuestra comunidad de emprendedores. Entre ellas están:
- Evitar los Excel y gestionar el Captable como emprendedores profesionales.
Muchas startups para gestionar su Libro de Socios utilizan un excel que le ha preparado su abogado o que el propio emprendedor ha creado pero esto puede generar errores con graves consecuencias y nunca se sabe cuál es el último documento actualizado. Los emprendedores en serie o con startups de alto crecimiento utilizan una herramienta de “equity management” como Sttok para evitar errores.
- Relaciónarse profesionalmente con los Socios Inversores
Al configurar el Libro de Socios en Sttok, cada uno de los Socios de la empresa tiene acceso a su Ficha de Socio en la que puede consultar el número de participaciones que posee de la sociedad, la numeración de las participaciones, la inversión que han realizado en la misma, así como acceder al listado de todas aquellas transacciones en las que ha intervenido. También acceden a sus documentos: certificados, etc.
- Configurar el Libro de Socios online
Sttok ha sido creada por abogados especialistas en la materia startups.
Para configurar el Libro de Socios en Sttok simplemente hay que añadir la sociedad a la plataforma. Añadida la sociedad y tras registrar todas las operaciones societarias que han tenido lugar en la empresa, el Libro de Socios queda configurado sin errores. Este paso sólo te llevará unos minutos. Es importante señalar que en Sttok se pueden registrar todas las operaciones societarias.
- Gestionar los Planes de Incentivos de los empleados
Cada vez resulta más habitual entre los emprendedores que sus sociedades otorguen incentivos a los empleados o colaboradores considerados clave. Para ello, la empresa aprueba un Plan de Incentivos que generalmente es de Stock Options o Phantom Shares. En Sttok puedes gestionar los Planes de Incentivos con todas las características que constan en el mismo (períodos de Cliff y Vesting, precio del ejercicio, porcentajes de consolidación, etc.). Asimismo, se pueden añadir a Sttok todos los Beneficiarios que están adheridos al Plan. Por tanto, los Beneficiarios también tendrán acceso a su Ficha de Beneficiario en Sttok donde podrán consultar cómo van consolidando sus unidades y tener siempre acceso a su carta de adhesión.
- Simulador para calcular correctamente una ampliación o una nota convertible
Sttok permite realizar simulaciones de las operaciones societarias más importantes para la sociedad. Se pueden calcular Rondas de Inversión, Ventas parciales o totales de la sociedad, así como calcular Notas Convertibles o Préstamos participativos. La simulación de la operación puede guardarse en la plataforma como Borrador, lo que permite poder consultarla cuando se necesite, así como editarla en caso de que se produzcan cambios. Al igual que con el Libro de Socios, las simulaciones de operaciones también pueden descargarse en el ordenador y compartirse con los inversores.
- Gestionar documentación societaria
En Sttok se pueden gestionar todos los documentos de la sociedad de manera centralizada (escrituras notariales, contratos de préstamo participativo, pactos de socios, cartas de invitación para Beneficiarios de Planes de Incentivos, etc.). Esto permite tener un acceso mucho más rápido a una copia de toda esa documentación y facilitar su localización.
Sttok es una herramienta gratuita, así que os invitamos a probar la plataforma y olvidaros de quebraderos de cabeza innecesarios con estos temas administrativos.
