Después de meses de negociaciones, el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD para los amigos) por fin entró en vigor. Esta nueva norma afecta a la mayoría de empresas, ya que deberán respetarla siempre que recopilen, traten y conserven datos personales de ciudadanos de la UE, independientemente de su tamaño o ubicación.

Las sanciones en caso de incumplimiento son drásticas (hasta un 4 % del volumen de negocios o 20 millones de euros), por no hablar de las repercusiones y consecuencias para la reputación de la empresa. Sin embargo, según los resultados de un estudio llevado a cabo por Mailjet entre 12 000 microempresas y pymes, gran parte de las empresas sigue sin adaptarse a esta nueva legislación.

Según los especialistas en marketing, enviar emails conformes al RGPD es fundamental para cumplir la normativa. Si no sabes qué medidas adoptar, en este artículo te enseñamos a diseñar campañas de emailing adaptadas al RGPD.

Solicitar el consentimiento del usuario

Según el RGPD, al enviar emails de marketing deberás contar con el consentimiento libre, específico, claro y sin ambigüedad de tus contactos. Para ello, te explicamos cómo solicitar el consentimiento de tus contactos de manera adecuada.

• ¿El consentimiento se ha conseguido mediante un acuerdo positivo y claro? El silencio o la falta de interacción por parte del usuario no cuenta como consentimiento. Por tanto, no es posible recurrir a casillas preseleccionadas (mecanismo conocido como opt-out) para obtener el acuerdo de una persona.

• Utiliza un lenguaje claro y sencillo que se comprenda fácilmente. Este aspecto es importante si te diriges a un público infantil. Evita usar terminología técnica, jurídica o confusa, como la doble negación. En definitiva, opta por un lenguaje y métodos uniformes en todas las opciones de consentimiento múltiple.

• Aunque no se considera obligatorio, recomendamos el doble opt-in. Consiste en solicitar dos veces el consentimiento del usuario antes de añadirlo a una de las listas de destinatarios. La primera, cuando rellena el formulario y, la segunda, con un email de confirmación (pinchando en un enlace, por ejemplo).

• Asimismo, debes aplicar el principio de minimización de datos. Esto supone que solo podrás recopilar los datos estrictamente necesarios para cumplir tus objetivos. Como responsable de tratamiento, no debes recabar más información de la que de verdad necesitas. Ten cuidado con algunos datos sensibles, como el origen racial o étnico, las opiniones políticas, filosóficas o religiosas, la pertenencia a un sindicato o la información sobre la salud, etc.

Si aplicas todo lo anterior, sabrás que has obtenido los consentimientos como indica el reglamento.

¿Podrías demostrar la existencia del consentimiento?

No olvides que el RGPD se aplica a todos tus datos y no solo a los que hayas obtenido después del 25 de mayo de 2018, fecha de su entrada en vigor. Por tanto, debes ser capaz de proporcionar las pruebas de los contactos que hayan expresado su consentimiento antes de esta fecha.

Si no cuentas con un consentimiento documentado de cada contacto, te recomendamos que efectúes una campaña de actualización. Desde que el RGPD entró en vigor, cualquier comunicación sin un consentimiento documentado podría conllevar riesgos. En ese caso, tienes dos posibilidades:

• Eliminar de tu lista de contactos a todas aquellas personas si no dispones de una prueba de su consentimiento. De esta manera, no podrás ponerte en contacto con los usuarios sin consentimiento registrado y sabrás que cumples el RGPD.

• Otra opción es enviarles una campaña de actualización, pero al haber superado el plazo del RGPD, correrá por tu cuenta y riesgo. Esta campaña también puede combinarse con un email de actualización de su política confidencialidad, suponiendo que no hayas informado aún a tus contactos.

¿Tus contactos pueden darse de baja con facilidad?

Otro aspecto muy importante es incorporar un enlace de baja funcional en todas tus campañas de emailing. Ya hace tiempo que es obligatorio, pero desde que el RGPD entró en vigor, te expones a una sanción por incumplimiento. Este enlace está intrínsecamente ligado al consentimiento y a su conservación. Aquí tienes algunos consejos:

• Lo primero es que el proceso de baja sea claro y sencillo. Para el usuario, debe resultar igual de fácil retirar su consentimiento que concederlo. En todas tus campañas de emailing deberás incluir un enlace de baja que se pueda identificar a simple vista. Obviamente, no puedes penalizar a las personas que deseen anular su consentimiento.

• Puedes crear una página de gestión de las preferencias. Así, tus contactos podrán escoger la frecuencia o el contenido que desean recibir. Esta opción presenta dos ventajas: la primera es que tus contactos no se darán de baja de todas las comunicaciones a la vez, ya que podrán elegir entre varias opciones (no solo darse de alta o de baja). Y, la segunda, es que les enviarás emails más específicos.

• Si los usuarios desean darse de baja, te recomendamos que les preguntes el motivo. Es fundamental para comprender las necesidades de tu público objetivo y adaptar tu estrategia de emailing.

Si lo miras por el lado bueno, tienes ante ti una oportunidad de marketing. Al actualizar tu lista de contactos, tus emails se enviarán únicamente a las personas interesadas en tus contenidos, lo que te permitirá incrementar tu tasa de apertura y de clics. Por si no te habías dado cuenta, el RGPD puede ayudarte a mejorar el rendimiento de tus campañas.

Recuerda

¡Basta ya de remolonear! El RGPD ha entrado en vigor y es fundamental que te ajustes a esta nueva normativa. En resumen:

• No olvides solicitar el consentimiento de todos tus contactos, preferentemente con el método del doble opt-in.

• Asegúrate de que cuentas con las pruebas de consentimiento de tus contactos. De no ser así, deberás tomar las medidas adecuadas.

• Permite a los usuarios retirar su consentimiento en cualquier momento y de manera sencilla con un enlace de baja en todas tus campañas de comunicación.

Si tienes más dudas sobre el Reglamento General de Protección de Datos y sobre cómo afecta a tus actividades de emailing, descárgate el Kit de Recursos RGPD elaborado por Mailjet, y encuentra todas las respuestas que necesitas.